BNI Japan - Tinh thần Nhật Bản
TPHCM 18/7/2011
Nguyễn Minh Việt, CTHĐQT Asoft.
Phần mềm kế toán và ERP.
1. Giới thiệu về BNI tại Nhật.
Cuối mùa xuân, tôi có một chuyến công tác 2 tuần tại Nhật Bản từ 20/5 đến 4/7/2011. Với cương vị là chủ tịch của Galaxy chapter, tôi muốn tham gia càng nhiều chapter tại Nhật càng tốt, để học hỏi được nhiều hơn từ nền kinh tế lớn thứ 2 thế giới này.
Với 2 tuần công tác, tôi tham gia tổng cộng 8 chapter, 6 chapter ở Tokyo, 1 chapter ở Yokohama và 1 chapter ở Osaka. Trong đó, có 7 buổi họp định kỳ hàng tuần, và 1 visitor day. Trừ thứ bảy, chủ nhật, còn ngày nào cũng dậy sớm lúc 5h30, đi tàu điện tới nơi họp, họp tới 9h, rồi đi làm việc, tiếp khách tới 12h khuya, về tới khách sạn lại check mail đến 2h. 2 tuần, mỗi ngày ngủ 3-4 tiếng, nên thực sự là một lịch làm việc nặng nhọc. Tuy vậy, những kết quả thu được thì rất mỹ mãn.
Để được tham gia các chapter tại Nhật Bản, trước tiên, tôi lien lạc với BNI Việt Nam, để được giới thiệu với BNI Nhật Bản, sau đó, tôi vào trang web của BNI Nhật Bản, chọn các chapter mình mong muốn tham gia, và nhờ BNI Nhật Bản lien lạc với Director/President của các chapter này.
BNI Japan mới có khoảng gần 2 năm, nhưng tính đến 7/2011, đã có 44 chapter, trong đó riêng vùng Tokyo có 22 chapter, thành phố Nagoya, thủ phủ của khu công nghiệp miền trung Nhật Bản là trung tâm phát triển của xe hơi Toyota, có 10 chapter.
Về mặt cơ cấu, thì ở Nhật, Director và MC có vẻ như đứng ra quản lý toàn bộ các hoạt động của một chapter. President chỉ đứng vai trò dẫn chương trình. Trong 8 chapter tôi đi qua, thì chỉ có 2 chapter là President thực hiện các buổi họp LT, và đưa ra định hướng chiến lược cho chapter của mình. Theo tôi thì, President nên là người đầu tàu trong định hướng chiến lược của chapter.
Một chapter ở bên Nhật, thong thường có khoảng 30 thành viên. Các ngành nghề thường là các ngành cá nhân (công ty chỉ có 1-2 người): bán bảo hiểm, tư vấn thuế, luật sư, designer, ăn uống, tư vấn tài chinh, bác sĩ… hoặc là các công ty nhỏ dưới 10 người như: thiết kế web, thiết kế nội thất, kiến trúc, giám định BĐS, bán máy tính, bán thiết bị an ninh…
2. Tinh thần Nhật Bản: Đúng giờ - chu đáo – hiếu khách.
Chỗ ngồi dành cho khách mời
Các chapter ở Nhật bắt đầu giao lưu mở lúc 6:45 và bắt đầu buổi họp lúc 7:00, kết thúc họp lúc 8:30. Giờ làm việc tại Nhật là vào lúc 9:00, vì vậy, buổi họp được kết thúc phù hợp để các hội viên tham gia kịp giờ làm việc. Một điểm mà tôi rất khâm phục, là BNI Nhật không có người tới trễ, kể cả hội viên và khách mời. Vì vậy, ở Nhật, người ta không cần làm danh sách sign-in cho hội viên và khách mời. Tất cả hội viên và khách mời tham gia, sẽ báo trước 2 ngày, và đến ngày họp, là có danh sách những người tham gia đặt trên bàn. Vì lý do trên, cho nên ở Nhật người ta không cần sign – in list, không cần luật gọi 60 giây thành viên theo thứ tự tới trễ, không cần tuyên dương 3 người tới sớm. Theo tôi hỏi Y.P.Lai, thì ở châu Á, chỉ có 2 nước làm được việc này là Nhật Bản và Hàn Quốc.
Các cuộc họp của BNI Nhật, thường được tổ chức tại khách sạn 5 sao, với chi phí khoảng 3000 JPY/buổi (38 USD tỉ giá 7/2011). Không như các nước Đông Nam Á, thường ăn buffet trước hoặc sau buổi họp, Nhật Bản ăn sang ngay trong buổi họp. Bàn thường được xếp thành hình chữ U, phía trên dành cho President, MC, ST và Director.
Visitor host làm việc khá tận tình, các ghế dành cho visitor, thường có sẵn bảng tên của khách mời.
3. Tinh thần Nhật Bản: chuyên nghiệp – năng động
Trình bày 60 giây
Các buổi họp tại Nhật được thực hiện rất chuyên nghiệp. Cả 8 chapter tôi đã tham gia, không có 1 sự sơ sót nào trong khâu tổ chức. Tất cả đều được thực hiện đúng từng giây, các khâu hỗ trợ như giấy tờ tài liệu, máy chiếu, âm thanh, sự ăn ý giữa chủ tịch và LT trong dẫn chương trình… đều hoàn hảo.
Chương trình đào tạo tại Nhật thường không theo sách hướng dẫn của BNI, mà thien về sự chia sẻ, làm sao để có nhiều referral, làm sao để có thêm visitor…
Một trong những điều tôi thích, và áp dụng tại Galaxy chapter, đó là một số chapter tại Nhật đã chuyển hộp namecard thành quyển namecard. Quyển namecard trông đẹp, dễ tìm kiếm, lại vừa có thể cài thêm brochure của hội viên.
Ở Nhật dùng sổ namecard thay vì hộp như thông thường
Lễ kết nạp hội viên tại Nhật được thực hiện theo cách sau. Nếu có 1 hội viên được kết nạp, thì hội viên đó sẽ tự đọc bản cam kết. Nếu có trên 1 hội viên được kết nạp, thì MC sẽ đọc bản cam kết, và hội viên sẽ nói “Tôi đồng ý” (Giống như làm lễ cưới ở nhà thờ vậy).
60 giây ở Nhật, được trình bày rất năng động. Với các chapter có 30 người, thì thời gian chỉ còn 40 giây cho hội viên. Người Nhật giảm thời gian nói về mình, mà tăng sự hiểu biết lẫn nhau thong qua dance (Trong tiếng Nhật, họ gọi là 1-2-1, chứ không gọi là “dance”). 60 giây ở Nhật, thường được dung để chia sẻ các thong tin hữu ích cho toàn thể hội viên, hoặc chia sẻ các kinh nghiệm tìm referral, mời visitor cho chapter. Ở Nhật, người ta không dung chuông để báo giờ, mà thường dung phần mềm để tính giờ, và hiện thị lên ipad hoặc màn hình. Người Nhật rất lịch sự, nếu có lỡ hơi lố giờ, thì President cũng không ngăn người nói lại, tuy vậy, người Nhật thường tự kết thúc trong thời gian cho phép.
10 phút ở Nhật được thực hiện kèm với slide đã được in ra và phát cho toàn bộ người tham gia. Sau buổi trình bày, cũng có feedback, đúng theo kiểu mà Y.P.Lai hướng dẫn.
4. Tinh thần Nhật Bản: cái Tâm Givers Gain.
Các chapter có 30 người tại Nhật, thì tỉ lệ referral lên tới 1.2 – 1.5. Có những thành viên xuất sắc, hàng tuần luôn đạt từ 3-5 referral cho người khác. Tôi đã nói chuyện với 1 thành viên luôn có 5 referral mỗi tuần, anh này là trưởng phòng kinh doanh một công ty xây dựng, anh ấy nói “Hôm qua, tôi mới có 3 referral, tôi thấy mình chưa đạt đủ chỉ tiêu của mình, cho nên buổi tối, tôi phải mời 3 ông khách cũ đi ăn nhậu, và kiếm đủ 5 referral cho tuần này”. Tôi thấy thực sự khâm phục cái Tâm của anh.
Tại phần đào tạo của 1 chapter, giảng viên trình bày về kinh nghiệm của 1 cửa hàng giặt ủi, đã kiếm được 300 referral trong 1 năm cho chapter của mình. Họ đặt 1 kệ brochure của các hội viên trong chapter ở tiếp tân, với dòng chữ “Chúng tôi giới thiệu những đối tác chuyên nghiệp nhất cho khách hàng”.
Trong phần 60 giây, có những thành viên vắng mặt, nhưng viết lại 1 trang A4 những gì mình cần truyền đạt trong tuần đó, để người đi thay có thể nói thay mình. Và người đi thay, dĩ nhiên là mang cả referral tới cho chapter. Người Nhật thực sự đã quán triệt được tinh thần “Givers gain” của BNI, và con số 1.2 – 1.5 ref/tuần của chapter 30 người, là kết quả mà BNI Việt Nam cần hướng tới.
5. Tinh thần Nhật Bản: follow tận tình.
Phần định hướng khách mời, người Nhật luôn thể hiện sự hiếu khách đến cùng. Các tài liệu chuẩn bị đầy đủ, trình bày rõ rang, và quan trọng nhất là thái độ phục vụ cực kỳ chuyên nghiệp. Một số chapter cung cấp các bản tin định kỳ bằng email về tình hình kinh tế cho khách mời. Tôi vẫn đang nhận các bản tin đó.
Sau buổi họp, LT thường họp tại chỗ, hoặc các thành viên ở lại dance và họp Power Team. Nhiều thành viên đã trở thành khách hàng/ đối tác dài hạn của nhau.
Định Hướng hội viên mới
6. Học tập từ người Nhật.
Sau một chuyến đi dài và nặng nhọc, những gì tôi học được từ người Nhật là rất nhiều. Ngay sau đó, LT của Galaxy đã nghiêm túc đưa ra các điểm cần học hỏi, và áp dụng vào quy trình quản lý của mình. Nhờ những kiến thức ấy, trong vòng hơn 1 tháng, từ đầu tháng 6 tới đầu tháng 7/2011, Galaxy đã có những buổi họp chuyên nghiệp, tran đầy năng lượng, làm tăng tinh thần đồng đội và nhiệt huyết của toàn chapter. Galaxy, với core value là Pro (Chuyên nghiệp) + Energis (Năng động) = Creditable (Uy tín), thực sự hợp với phong cách Nhật Bản, đang phát triển vững chắc và đúng hướng.
Chuyến đi lần sau tới Nhật, nếu có cơ hội, tôi sẽ học hỏi các Director, President, LT tại Nhật về kinh nghiệm xây dựng Power Team, đánh giá visitor, và thực hiện các event xây dựng hình ảnh chapter. Tôi cũng mong tất cả các anh chị hội viên có cơ hội đi công tác nước ngoài, xin hãy dành chút thời gian tham gia BNI ở đó, và mang những học hỏi về áp dụng tại Việt Nam.
Một ngày nào đó, tôi mong các bạn Nhật sẽ tới BNI Việt Nam, và khi trở về sẽ nói “Chúng tôi học hỏi được rất nhiều từ Việt Nam”. Để làm được như vậy, đó là nhờ sự đóng góp và nỗ lực của tất cả các anh chị thành viên, các anh chị LT cũng như BGĐ BNI Việt Nam. Vì một Việt Nam phát triển.
Nguyễn Minh Việt